Samochody są jednymi z najpowszechniejszych rzeczy wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak ciągłe zmiany w przepisach dotyczących zaliczania wydatków z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodu oraz kolejne nowelizacje ustawy o VAT znacząco komplikują dokonywanie rozliczeń. I o ile samochody ciężarowe zazwyczaj nie stanowią problemu, o tyle rozliczenia związane z samochodami osobowymi mogą rodzić sporo wątpliwości, zwłaszcza w momencie rezygnacji z ich użytkowania.

1. Wycofanie samochodu osobowego z ewidencji środków trwałych

Wydaje się, że budzącą najmniej wątpliwości i najprostszą w rozliczaniu formą wykorzystywania w działalności gospodarczej samochodu osobowego jest jego wciągnięcie do ewidencji środków trwałych. Wtedy wszystkie wydatki związane z jego bieżącą eksploatacją są zaliczane do kosztów, dodatkowo miesięczny koszt stanowi amortyzacja, a prawo do odliczenia 50% VAT zarówno od eksploatacji, jak i zakupu paliwa (od 01/07/2015) przysługuje bez spełniania dodatkowych wymagań (odliczanie 100% wymaga zgłoszenia do US i prowadzenia dodatkowej, restrykcyjnej ewidencji przebiegu, wykluczającej wykorzystywanie auta do celów poza-firmowych).

Schody zaczynają się w momencie wycofywania środka trwałego:

1) przy sprzedaży:

a) podatek dochodowy: kwota sprzedaży stanowi przychód z działalności, natomiast do kosztów można zaliczyć pozostałą niezamortyzowaną część wartości początkowej środka trwałego;

b) podatek VAT: od 1 kwietnia 2014 sprzedaż samochodu osobowego jest opodatkowana 23% podatkiem VAT, za wyjątkiem samochodów wykorzystywanych wyłącznie w działalności zwolnionej z VAT, przy zakupie których nie obowiązywało prawo odliczenia VAT. Okres używania auta w działalności nie ma już znaczenia (wcześniej sprzedaż po upływie 6 miesięcy od wprowadzenia do użytkowania nie musiała być opodatkowana), a podstawę opodatkowania stanowi cena sprzedaży.

2) na własny użytek:

a) podatek dochodowy: wycofanie środka trwałego nie jest przychodem z DG, jednak należy pamiętać, że jeżeli wycofany wcześniej pojazd zostanie sprzedany przed upływem 6 lat od pierwszego miesiąca po wycofaniu, przychód z tej sprzedaży będzie stanowił przychód z DG (więc będzie podlegał opodatkowaniu).

b) podatek VAT (art.7 ust.2 ustawy o VAT): tak, jak przy sprzedaży, w momencie wycofania na cele prywatne samochodu, od zakupu którego przysługiwało odliczenie VAT (nawet tylko w części) i był on wykorzystywany w działalności opodatkowanej, powstaje obowiązek odprowadzenia podatku VAT, przy czym podstawą opodatkowania jest wartość początkowa pojazdu, ta, po której został on zewidencjonowany w środkach trwałych.

Z powyższego wynika, że nieopodatkowanej podatkiem VAT sprzedaży / wycofaniu na prywatny użytek podlegają wyłącznie te samochody osobowe, będące środkami trwałymi, przy zakupie których nie było prawa do odliczenia podatku VAT i które były wykorzystywane jedynie do działalności zwolnionej z VAT. W sytuacjach, w których nie ma zastosowania ten wyjątek, należy stosować podstawową stawkę 23%.

Jednocześnie z obowiązkiem opodatkowania wprowadzono również obowiązek korekty VAT naliczonego (art. 90b ustawy o VAT). Okres podlegania korekcie wynosi, licząc od dnia zakupu:

1) dla samochodów o wartości niższej niż 15 000 złotych – 12 miesięcy;

2) dla samochodów o wartości wyższej niż 15 000 złotych – 60 miesięcy (5 lat).

Oznacza to, że dokonując sprzedaży / wycofania samochodu z środków trwałych w czasie trwania korekty, podatnik musi skorygować VAT naliczony o tę część, która przypada na czas pozostały do końca tego okresu zgodnie ze wzorem:

VAT naliczony przy zakupie * liczba miesięcy pozostałych do końca okresu korekty / okres korekty = kwota zwiększająca/zmniejszająca VAT naliczony

Zwiększenie VAT naliczonego będzie miało miejsce w sytuacji, w której samochód z ograniczonym prawem do odliczenia VAT, zostanie uznany za wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, bądź nastąpi jego sprzedaż lub przekazanie.

2. Zmniejszenie VAT naliczonego w wyniku korekty nastąpi po przekazaniu samochodu, od zakupu którego przysługiwało 100% odliczenie VAT, na cele inne niż działalność gospodarcza.

Wykup samochod osobowego z leasingu

Inną możliwość wykorzystywania w działalności gospodarczej samochodu stanowi umowa leasingu, popularna alternatywa dla kredytu. Dodatkową zaletą tej formy korzystania z pojazdu jest perspektywa jego wykupu po zakończeniu umowy:

1) wykup do działalności:

a) podatek dochodowy: konieczność ujęcia wykupionego pojazdu w ewidencji środków trwałych i amortyzacji (wartość początkowa odpowiada kwocie wykupu pomniejszonej o odliczony podatek VAT);

b) podatek VAT: od 1 kwietnia 2014 roku istnieje możliwość odliczenia 50% podatku (przy wykorzystaniu mieszanym, tj. do celów prywatnych i biznesowych) od kwoty wykupu, nieodliczona część VAT powiększa amortyzowaną wartość początkową; odliczenie 100% VAT, jest uzależnione od przeznaczenia samochodu wyłącznie na cele działalności gospodarczej (obowiązek złożenia w US deklaracji VAT-26, prowadzenie ewidencji przebiegu). Skutki w VAT późniejszej ewentualnej sprzedaży takiego auta opisane są powyżej (konieczność zastosowania korekty).

2) wykup prywatny:

a) podatek dochodowy: brak możliwości zaliczenia do kosztów prowadzonej działalności wydatku poniesionego na wykup samochodu, przy czym należy mieć na uwadze, że w przypadku sprzedaży tego samochodu w okresie do 6 lat od dnia wykupu, powstały przychód zalicza się do przychodu z działalności gospodarczej;

b) podatek VAT: brak możliwości odliczenia podatku z faktury dokumentującej wykup.

Rozważając sposób użytkowania samochodu w działalności gospodarczej warto przemyśleć nie tylko udogodnienia związane z bieżącymi rozliczeniami, ale również przyszłe skutki ewentualnej rezygnacji czy chęci sprzedaży pojazdu.